Hướng dẫn cách nén file excel để gửi mail đơn giản và chính xác nhất

Với thời đại công nghệ như hiện nay thì mail là một công cụ cực kỳ quan trọng trong công việc. Bởi vậy, bất cứ ai cũng nên trang bị cho mình kiến thức về mail. Việc gửi mail thì rất đơn giản nhưng không phải ai cũng biết nén file, giảm dung lượng file lại để gửi mail một cách tiện nhất. Bạn hãy theo dõi bài viết dưới đây để được hướng dẫn cách nén file excel để gửi mail nhé.

Cách nén file excel để gửi mail

Bạn sẽ phải làm gì nếu như các tập tin excel mà bạn muốn gửi mail có dung lượng quá lớn, trong khi giới hạn kích thước tập tin đính kèm trong Gmail là 25 MB?  Bước đầu tiên giải quyết việc hạn chế dung lượng lớn trong tệp tin gmail gửi đi bằng cách nén file excel với WinRAR.

Ban đầu chúng ta cần cài đặt và thiết lập WinRAR với các tính năng cơ bản để được tích hợp khi nhấp chuột phải, để khi bạn chỉ cần click vào bất cứ tập tin hay thư mục nào chưa nén thì sẽ hiện các chức năng nén file. Đây là một cách đơn giản và hiệu quả nhất trong các cách nén file excel để gửi mail.

Tiếp theo bạn chọn thư mục cần nén và  kích chuột phải vào và chọn mục Add to “cach-nen-file-gui-mail.rar”

Lúc nãy phần mềm WinRAR sẽ bắt đầu nén thư mục excel lại như hình minh họa ở dưới đây.

Bây giờ thì bạn có thể dễ dàng gửi mail đi với một thư mục đã được nén lại một cách tiện lợi rồi.

Tại sao cần phải nén file khi gửi mail

• Việc nén file khi gửi mail góp phần tiết kiệm dung lượng lưu trữ của ổ cứng máy tính, hosting của bạn,…
• Giúp việc sắp xếp dữ liệu được gọn gàng, ngăn nắp, dễ dàng tìm kiếm khi cần đến.
• Tiện lợi trong việc sao chép ra thành nhiều bạn để lưu trữ, đính kèm khi gửi mail gọn hơn dễ nhìn không bị nhầm lẫn.
• Nếu cần share file dữ liệu trên mạng khi cần sẽ mau chóng hơn rất nhiều.

Gửi mail dữ liệu excel mà không cần dùng cách nén file

Ngoài cách nén file excel để gửi gmail ra dân văn phòng sẽ tiện lợi hơn rất nhiều nếu biết đến cách dùng công cụ google drive.

Khi bạn rơi vào hoàn cảnh tệp tin file ảnh, video, hay excel của bạn có dung lượng quá lớn như bạn lại không thể tải các phần mềm nén dữ liệu thì giải pháp sử dụng dịch vụ miễn phí của Google đó là Google drive như sau là nhanh chóng nhất:

• Bước đầu tiên bạn chọn vào  biểu tượng của Google Drive  nằm bên phải biểu tượng ghim giấy khi bạn mở soạn tin mail lên.
• Bước tiếp theo bạn bấm chọn Tải lên.
• Sau đó kích vào chọn tệp tin mà bạn muốn gửi từ máy tính của bạn lên, rồi tiếp tục chọn thư mục bạn muốn đính kèm thêm..
• Bước cuối cùng bấm Tải lên để hoàn thành.

Như vậy là chúng mình đã giới thiệu đến cho bạn biết nguyên nhân tại sao bạn cần nén file khi mà gửi mail, cũng như hướng dẫn một cách cụ thể cách nén file excel để gửi mail đơn giản và chính xác nhất. Chúc bạn thành công trong việc gửi mail trong công việc của mình nhé!